Arkevia est un coffre-fort numérique RH qui centralise bulletins de paie, contrats de travail et attestations dans un espace personnel sécurisé. Le service est activé par l’employeur, mais le compte appartient au salarié, y compris après un départ de l’entreprise. Ce guide détaille chaque opération concrète, de la réception d’un document à son téléchargement local.
Valeur probante et norme NF Z42-013 : ce qui rend le document RH exploitable
Un bulletin de paie stocké dans Arkevia n’a de valeur juridique que si le système d’archivage garantit son intégrité dans le temps. La certification NF Z42-013 est le standard qui atteste cette valeur probante. Elle couvre l’horodatage, le scellement cryptographique et la traçabilité des accès.
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En cas de contrôle URSSAF ou de litige aux prud’hommes, un document archivé dans un coffre-fort conforme à cette norme est recevable au même titre qu’un original papier. Sans cette conformité, l’employeur s’expose à devoir reproduire les documents par d’autres moyens.
Arkevia s’inscrit aussi dans le cadre du RGPD pour la gestion des données personnelles. Les bulletins de paie électroniques doivent légalement rester accessibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, pour permettre la reconstitution des droits à la retraite. Ce point est souvent ignoré, mais il conditionne toute la logique d’archivage du service.
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Première connexion à MyArkevia : activer son espace personnel
L’accès au coffre-fort commence par un email envoyé par l’employeur (ou par le prestataire de paie). Ce message contient un lien d’activation vers le portail myarkevia.com et des identifiants provisoires.
Créer son mot de passe et sécuriser l’accès
Au premier clic sur le lien d’activation, le portail demande de définir un mot de passe personnel. Choisissez une combinaison qui n’est pas réutilisée ailleurs : cet espace contient des données sensibles (numéro de sécurité sociale, rémunération, adresse).
Une fois le mot de passe créé, renseignez une adresse email personnelle et non celle de l’entreprise. L’email professionnel sera désactivé en cas de départ. Sans adresse personnelle associée, la récupération des identifiants devient compliquée.
Vérifier les informations du profil
Après la connexion, accédez à l’onglet profil ou paramètres. Vérifiez que le nom, le prénom et l’adresse email correspondent à vos données actuelles. Cette étape prend moins d’une minute et évite des blocages ultérieurs lors d’une procédure de réinitialisation.
Réception des documents RH dans Arkevia : notifications et dépôt
Chaque fois que l’employeur dépose un document dans votre coffre-fort, Arkevia envoie une notification par email. Le message précise le type de document (bulletin de paie, attestation, avenant) sans en afficher le contenu, par mesure de confidentialité.
Quelques points à surveiller :
- Les notifications arrivent sur l’adresse email associée au compte. Si vous avez renseigné un email professionnel et quitté l’entreprise, vous ne recevrez plus rien, mais les documents restent accessibles via connexion directe.
- Le dépôt est unilatéral : seul l’employeur (ou son prestataire de paie) peut ajouter des fichiers. Le salarié ne peut pas importer ses propres documents dans cet espace.
- Certains employeurs paramètrent un dépôt mensuel automatisé. D’autres effectuent des dépôts manuels, ce qui peut créer un décalage de quelques jours après l’édition de la fiche de paie.
Vérifiez chaque mois que le bulletin apparaît bien dans votre espace. Un document manquant doit être signalé au service RH rapidement, car l’employeur a l’obligation légale de le mettre à disposition.
Consulter et télécharger un bulletin de paie sur Arkevia
Connectez-vous à myarkevia.com avec vos identifiants. L’interface affiche la liste des documents classés par date et par type. Un filtre permet de restreindre l’affichage aux seuls bulletins de paie, aux contrats ou aux attestations.
Lecture en ligne et téléchargement PDF
Cliquez sur un document pour l’ouvrir dans la visionneuse intégrée. Le fichier s’affiche au format PDF directement dans le navigateur. Pour l’enregistrer sur votre ordinateur ou votre téléphone, utilisez le bouton de téléchargement (souvent représenté par une flèche vers le bas ou l’intitulé « Télécharger »).
Le PDF téléchargé conserve sa valeur probante : il contient les métadonnées de scellement et d’horodatage liées à l’archivage. Un bulletin téléchargé depuis Arkevia est juridiquement équivalent à l’original.
Téléchargement groupé
Pour récupérer plusieurs documents en une seule opération, cochez les fichiers souhaités dans la liste, puis lancez le téléchargement groupé. Les fichiers sont alors regroupés dans une archive compressée. Cette fonction est particulièrement utile lors d’une demande de prêt immobilier, où la banque exige souvent les trois derniers bulletins de paie.
Accès à Arkevia après un départ de l’entreprise
Le compte Arkevia reste actif après une démission, un licenciement ou une fin de contrat. L’ancien employeur ne peut ni supprimer les documents déjà déposés, ni révoquer l’accès au coffre-fort. C’est le salarié qui reste propriétaire de son espace personnel.
Deux précautions à prendre avant ou juste après le départ :
- Mettre à jour l’adresse email de contact avec une adresse personnelle, si ce n’est pas déjà fait.
- Télécharger localement les documents les plus récents pour disposer d’une copie de sauvegarde indépendante du service en ligne.
- Conserver vos identifiants de connexion dans un gestionnaire de mots de passe. Plusieurs mois sans se connecter suffisent à oublier un mot de passe, et la procédure de récupération nécessite l’accès à l’email enregistré.
Si l’adresse email associée n’est plus accessible, contactez le support Arkevia en fournissant une pièce d’identité. La procédure peut prendre plusieurs jours.
Problèmes de connexion à MyArkevia : les causes fréquentes
Les avis utilisateurs mentionnent régulièrement des difficultés d’accès au portail. La majorité des blocages proviennent d’un mot de passe oublié ou d’une adresse email obsolète. Avant de contacter le support, testez ces solutions :
Utilisez la fonction « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Le lien de réinitialisation est envoyé à l’adresse email du compte. Si cette adresse est celle de l’ancien employeur, le lien ne vous parviendra pas.
Vérifiez aussi que l’URL utilisée est bien myarkevia.com. Des variantes ou des sites tiers peuvent rediriger vers des pages non fonctionnelles. Enfin, videz le cache du navigateur ou essayez en navigation privée : certains cookies périmés bloquent l’authentification.
Le portail Arkevia remplit une fonction simple mais qui engage des décennies d’archivage. Associer une adresse email personnelle dès la première connexion et télécharger régulièrement ses documents restent les deux réflexes qui évitent la quasi-totalité des situations de blocage signalées par les utilisateurs.
